Ketterästi Liiteriin, rakentajien valinta käynnissä

Satu Pajuniemi, Conversatum Oy

Liiteri-tietopalvelun kilpailutus on käynnissä. Rakennettava karttapohjainen analyysi- ja tietopalvelu Liiteri tulee tarjoamaan eri toimijoiden tuottamaa rakennettuun ympäristöön ja asumiseen liittyvää tietoa kaikille kiinnostuneille, niin työssä kuin vapaa-aikana (ks. blogiteksti 15.3.2013). Palvelu on yksi osa Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmaa (SADe). Ohjelman hankkeissa korostetaan tehokkuutta, sähköisiä työvälineitä, avoimuutta ja vuorovaikutusta. Näin Liiterissäkin, jonka hankinnan valmistelu ja kilpailutus on tehty ketteränä toteutuksena. Ketterässä toimintatavassa lähdetään liikkeelle hankkijan todellisista tarpeista ja päästään lopputulokseen, eli tässä tapauksessa valmiiseen Liiteri-palveluun, välitavoitteiden kautta toimittajia, hankkijaa ja käyttäjiä kuunnellen. Liiteri rakennetaan yhteistyöllä!  

    

Kilpailutusta edelsi vaatimusmäärittely eli vaihe, jolloin ympäristöministeriö ja SYKE palvelun hankkijoina nimesivät yksityiskohtaisesti, mitä Liiteri-palvelulta vaaditaan. Vaatimusmäärittely rakennettiin työpajoissa aitojen käyttäjätarinoiden pohjalta (ks. blogiteksti 18.11.2013). Määrittelytyön rinnalle käynnistettiin hankinnan valmistelu, jossa tarkennettiin hankinnan kohdetta, valittiin kilpailutusmalli sekä kuvattiin vaatimusmäärittelyssä esiin tulleisiin keskeisiin vaatimuksiin pohjautuvat valinta- ja vertailukriteerit. Hankinnan valmistelussa laadittiin tarjouksen tekemistä ja vertailua helpottavia taulukoita, kuten hinta-, laatu- ja cv-lomakkeet. Lomakkeet ovat hyvä lähtökohta toimittajalle tarjouksen tekemiseen: näiden avulla toimittajan on vaivatonta merkitä tarjouksensa tietoja “pisteytysautomaattiin” ja nähdä jo tietoja täyttäessään esimerkiksi täyttävätkö toimittajan tarjoamat avainhenkilöt heille asetetut vaatimukset. Lomakkeet yksinkertaistavat tarjousten vertailua ja lisäävät läpinäkyvyyttä, koska pisteet lasketaan yksiselitteisesti selkeiden hankinnan valmistelussa sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Liiterin hankinta on EU-kynnysarvot ylittävä palveluhankinta, jonka hankintamenettelyksi päätettiin avoin menettely. Kilpailutettava palvelu sisältää kolme osaa: Tietopalvelun, Tietovarastojen rajapintapalvelut sekä optiona Yleiskaavapalvelun. Kaikki osat hankitaan kokonaispalveluna eli ns. avaimet käteen -palveluina. Hankinnassa korostettiin lopputuloksia ja vaiheittaista käyttöönottoa, eli haluttiin varmistaa uuden palvelun toteutuminen ja sen saaminen käyttöön ketterästi mahdollisimman pian kunkin osan valmistuttua.

Liiterin vaatimusmäärittely- ja hankintaprojekteissa ovat korostuneet iteratiivisuus, vuorovaikutus ja sähköiset työvälineet. Monista kilpailutuksista poiketen Liiterin kilpailutuksessa on annettu reilusti aikaa lain määräämälle tekniselle vuoropuhelulle hankkijan ja toimittajien väliselle keskustelulle. Toimittajien kanssa käytävien keskustelujen pelätään usein vaarantavan mahdollisten tarjoajien tasavertaisen kohtelun. Varovaisuus onkin tarpeen, mutta tasapuolinen vuorovaikutus lain sallimissa vaiheissa ei vaaranna hankintaa, vaan lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa lopputulosta, koska palvelun erityispiirteet ja mahdollisuudet huomioidaan jo varhain. Se myös lisää toimittajien ymmärrystä ja auttaa heitä laadukkaan tarjouksen tekemisessä.

Hankinnan ja kilpailutuksen aikana keskusteltiin: jo ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisemista järjestetyssä teknisessä vuoropuhelussa toimittajat kommentoivat materiaalia sähköisessä työtilassa. Heti hankinnan ennakkoilmoituksesta lähtien toimittajat saattoivat lähettää kysymyksiä sähköiseen postilaatikkoon. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset olivat kaikkien luettavissa jatkuvasti päivittyvällä sivustolla. Liiterin tarjouspyyntö ja ilmoitukset Hilmassa herättivät kiinnostusta, ja tarjouspyynnön esittelytilaisuuteen helmikuussa osallistui viitisentoista toimittajaa.

Määräaikaan mennessä saadut tarjoukset on vertailtu jo aiemmin kuvatuilla valintakriteereillä. Vertailuautomaatti pisteyttää tarjouksessa annetut laadulliset tekijät ja hintatiedot, ja lopputuloksessa huomioidaan hinnalle ja laadulle annetut painoarvot. Tällä menetelmällä valinta perustuu objektiiviseen, toimittajan ilmoittamaan ja todennettavissa olevaan asiatietoon ja sillä voidaan varmistaa hankinnan läpiviennin onnistuminen ja parhaan toimittajan löytyminen. Ratkaisun selvittyä olemme kulkeneet hankkijan kanssa pitkän tien ja odotamme innolla Liiterin valmistumista. Samalla kilpailutusmenetelmällä on hankittu SADe-ohjelmassa aiemminkin mm. Tarkkailija, Harava ja Kansalaisaloite.

Harava ja Tarkkailija ovat jo käytössä, kohta päästään Liiteriin!

Kirjoittaja on kokonaisarkkitehtuuriin, vaatimusmäärittelyyn, hankinnan valmisteluun ja kilpailutukseen erikoistunut Conversatum Oy:n konsultti.