Dataa kaikille? Tietovarasto apuun!

Ari Hovi

Julkishallinnon organisaatioden tietojärjestelmien uumeniin on tallennettu paljon arvokasta tietoa. Kiinnostus tietohin on kasvamassa. Viranomaiset, tilasto-organisaatiot ja EU vaativat yhä enemmän ja monimutkaisempia raportteja ja tietoaineistoja. Open Data- liike edellyttää tietoja avattaviksi muille organisaatioille. Kansalaisille halutaan tarjota lisää omatoimisesti netissä selattavaa tietoa.Tiedolla olisi käyttäjiä! Kuitenkin  monilla organisaatioilla on edelleen ongelmia saada tietoja edes omaan käyttöönsä analysoitavaksi, nopeasti, tuoreena ja yhdisteltynä.  Tietojohtamisen tukeminen on vaikeaa, kun tiedot ovat hajallaan monien erillisten järjestelmien tietokannoissa.

Miten organisaation tiedot saataisiin palvelemaan kaikkia yllämainittuja tarpeita? Usein ratkaisuna on käsityönä tehty poiminta ja yhdistely, työkaluna  Excel.  Vain kokeneimmat asiantuntijat pystyvät muodostamaan tarvittavat tietojoukot ja vastaamaan niiden laadusta. Heillä olisi totisesti muutakin tekemistä! Onko teidän organisaatiossanne laskettu, mitä Excel –pyöritys oikeasti maksaa?

Parempi ratkaisu on rakentaa tietovarasto  (Data Warehouse).   Tietovarastoon poimitaan ja integroidaan tietoja eri tietojärjestelmistä yhteen. Tietovarasto on oma erillinen tietokantansa ja mahdollistaa monipuolisen ja entistä helpomman tietojen raportoinnin. Tietovaraston lataus tapahtuu joka päivä ja automaattisesti.  Näin tiedot saadaan omiin käsiin ja riippuvuus tietojärjestelmätoimittajista vähenee merkittävästi. Idea ei ole uusi, mutta on jäänyt  monessa organisaatiossa vielä kunnolla toteuttamatta. Tietovarastoon yhdisteltyjä yhteisiä  tietoja voi hyödyntää sekä talon sisällä että ulkopuolella, ks. kuva. Aika paljon Excelin pyöritystä säästyy! Kun tietoja käytetään entistä enemmän, virheet huomataan ja korjataan perusjärjestelmissä. Näin tiedon laatukin paranee.

Entä jos hallinnonalan keskeinen toimija tekisikin yhden tietovaraston, joka kokoaisi tiedot valtakunnallisesti? Riittäisikö se? Esimerkiksi Terveyden ja Hyvinvoinnin laitoksella, THL:lla on oma terveydenhuollon tietovarasto, johon siirryy tietoja esim. käynneistä ja hoitojaksoista suoraan kuntien operatiivisista järjestelmistä. Idea on hyvä ja tukee benchmarkkausta, mutta kunnat haluavat THL:n raporttien lisäksi yhdistellä edellä mainittuja tietoja  esimerkiksi  talous- ja henkilöstötietoihinsa. Omaan käyttöön halutaan tiedot myös  laajemmin ja tarkemmin kuin THL tarvitsee. Ratkaisu onkin poimia tiedot järjestelmistä ensin paikalliseen  tietovarastoon (esimerkissä kuntaan), josta voisi siirtää tarvittavia tietoja keskitetylle toimijalle (esimerkissä THL:lle), ks. kohta 2 kuvassa. Näin saadaan tietojärjestelmien syövereistä tiedot kaikille tarvitsijoille.

Onnistuneella tietovarastotekniikalla saadaan tiedon kultajyväset omiin käsiin ja jaettavaksi tukemaan sekä oman organisaation että ulkoisten toimijoiden yhä kasvavia tietotarpeita. Organisaatio omistaa omat tietonsa. On jo aika ottaa tiedot oikeasti hallintaan.

Kirjoittaja toimii konsulttina ja kouluttajana yrityksessään, erikoisalueinaan tietovarastointi, tietoarkkitehtuuri ja tietojen mallintaminen